Как организовать кадровое делопроизводство в небольшой компании: типичные ошибки

В небольших организациях кадровые вопросы часто ведёт бухгалтер, секретарь или сам директор. На первый взгляд задачи простые: оформить приём, завести личную карточку, выдать приказ. Но именно в таких ситуациях чаще всего встречаются нарушения — из-за неполного понимания трудового законодательства и отсутствия системного подхода. Чтобы выстроить процессы без штрафов и не тратить время на переделки, полезно пройти обучение на курсах кадрового делопроизводства https://mgutu.ru/courses/management/.

Документы есть, но не по форме

Одна из типичных ошибок — использование устаревших или произвольно составленных форм. Даже если приказ о приёме есть, его формат может не соответствовать требованиям, а дата – не совпадать с датой начала работы. Часто забывают оформлять дополнительные соглашения, вести учёт отпусков или отражать перемещения внутри компании. Распространённая ошибка — отсутствие сведений об ознакомлении с правилами внутреннего распорядка и должностной инструкцией. Эти документы обязательны и могут иметь решающее значение при проверках или трудовых спорах.

Нет системы хранения и контроля

Ещё одна ошибка — разрозненность. Документы хранятся в папках с разными подписями, нет сводной ведомости или приказы не зарегистрированы в журнале. В некоторых случаях личные дела ведутся от руки, без карточек Т-2 или электронного дубликата. Это усложняет подготовку к проверке, увеличивает риск утери или дублирования сведений. Чтобы избежать хаоса, важно назначить ответственного и выстроить единый порядок работы с личными делами, табелями, журналами регистрации и книгой учёта трудовых договоров.

Минимальный перечень документов и правила их ведения описаны в статьях 68 и 91 Трудового кодекса РФ, а также в Постановлении Госкомстата №1 от 2004 года. Эти требования обязательны вне зависимости от численности персонала. Для стабильного кадрового учёта достаточно определить одного сотрудника и обеспечить ему необходимый уровень подготовки — с учётом требований законодательства и специфики компании.